كيف تنظم معرضاً ناجحاً؟

كيف تنظم معرضاً ناجحاً؟

بقلم … حسن مسافر

مدير مركز عمان الدولي للمعارض (١٩٨٧ – ١٩٩٩).

عضو مؤسس للاتحاد العربي للمعارض والمؤتمرات الدولية (١٩٩٥).

المدير التنفيذي للعمليات بمركز دبي التجاري العالمي (١٩٩٩ – ٢٠٠٤).

المدير التنفيذي للتطوير التجاري بمركز دبي التجاري العالمي (٢٠٠٥ – ٢٠١١).

المدير التنفيذي للمعارض بمركز دبي التجاري العالمي (٢٠١١ – ٢٠١٧). المدير التنفيذي للعمليات بمركز مصر للمعارض الدولية (٢٠١٨ – حتى الآن).

تنظيم المعارض

تعدُّ المعارض بنوعيها سواء التجارية (تعاقدات)، أو الاستهلاكية (بيع مباشر) إحدى أفضل وسائل الترويج التجاري من حيث التواصل المباشر وجهاً لوجه بين المنتجين والتجار والمستهلكين.

كيف تنظم معرضاً ناجحاً؟

قد يكون تنظيم المعرض عملاً مرهقاً وخاسراً، ولكنه يمكن أن يكون ممتعاً ومربحاً إذا قام المنظِّم بالإعداد والتنفيذ الجيد لكل مراحل المعرض، وفيما يلي بعض النصائح المهمة لمنظم المعرض:

أولاً: الدراسة والإعداد

البدء في الإعداد للمعرض قبل (6: 12) شهراً من افتتاح المعرض، اعتماداً على حجم المعرض وعدد العارضين به وبخاصةٍ الدوليين، وأيضاً إذا كان المعرض يقام لأول مرة.

ثانياً: إعداد الميزانية

من المهم جداً إعداد ميزانية متوازنة تشمل الإيرادات والمصروفات المتعلِّقة بالمعرض، وفيما يلي بعض بنود المصروفات الأكثر شيوعاً هي:

موقع إقامة المعرض.

التسويق.

طاقم عمل.

يجب مراجعة تلك المصروفات فعلياً مقابل ما تم تحديده مسبقاً بالميزانية لضمان تحقيق الربح، والتخطيط لكيفية توفير الموارد المالية بشكل أفضل، وتحديد ما إذا كانت ميزانيتك المتوقَّعة لمعرضك القادم دقيقة.

ثالثاً: ضع خطة تسويق

هناك ضرورة لوضع خطة تسويق قوية وتخصيص المبالغ المالية المناسبة لها، وتشمل الخطة اتجاهين:

الاتجاه الأول، هو التسويق للزوار المحتملين من حيث كيفية الوصول إليهم، ثم إقناعهم بأن معرضك ذو قيمة بالنسبة لهم، وبه شيء يحتاجون إليه، أو يرغبون فيه، وأن المعرض سيكون مفيداً جداً لهم.

الاتجاه الثاني، هو التسويق للعارضين المحتملين من حيث كيفية الوصول إليهم، ثم إقناعهم أنك قد قمت بما يلزم لحضور الزوار المحتملين، حيث إن العارضين ينفقون مبالغ كبيرة على مساحة العرض والديكور ويتوقَّعون الحصول على العائد سواء كان متمثلاً في المبيعات أو التواصل مع عملاء محتملين أو نشر الوعي بالعلامة التجارية الخاصة بهم.

رابعاً: الخدمات اللوجستية

عند تخطيط المعارض يجب الاهتمام بالخدمات اللوجستية مثل:

إعداد جدول زمني والتقيُّد به لكل الأعمال بدءاً من إنشاء الأجنحة وحتى الانتهاء من فكِّها.

توفير المعدات المساعدة في سرعة إدخال وإخراج المعروضات من الموقع.

توفير الخدمات المختلفة للعارضين لمساعدتهم على الانتهاء من أعمالهم في الوقت المحدد.

خامساً: الموقع

يعدُّ اختيار الموقع المناسب أمراً أساسياً للتأكُّد من نجاح المعرض. قبل اختيار الموقع تحتاج إلى تحديد الآتي:

عدد ومساحة الأجنحة التي تحتاج إليها.

عدد العارضين الذين تخطِّط لوجودهم.

العدد المتوقَّع للزوَّار.

غرفة/غرف لعقد محاضرات أو اجتماعات إن وجدت.

سهولة الوصول إلى الموقع لكلٍّ من العارضين والزوار.

توافر الخدمات المساعدة للعارضين والزوَّار، مثل مواقف السيارات وخدمات الطعام والشراب.

سادساً: التقييم

أحد العوامل الرئيسة لتنظيم معرض ناجح هو تقييم المعرض بمجرد انتهائه، فسوف يساعدك وضع التقييم المناسب في تنظيم المعرض المقبل وضمان تحقيق نتائج أفضل.

انظر إلى أهدافك التي تم وضعها في بداية مرحلة التخطيط لمعرضك. هل تم تحقيقها جميعاً؟ وهل التزمت بالميزانية؟ قم بعمل (استطلاع رأي) استبيان لرضاء العارضين والزوَّار.